О внедрении системы электронного документооборота в ООО «ТикоСтрой»
Дата публикации: 19.12.2013
Анализ внедренных на предприятиях России и за рубежом проектов систем электронного документооборота (СЭД) показал, что для эффективного внедрения СЭД http://www.evfrat.ru/ необходимо обязательное соблюдение определенных условий:
- наличие в организационной структуре предприятия подразделения (отдел, бюро), ответственного за организацию работ по управлению документами по предприятия в целом, выполняющего также функции архива документов (раньше такие подразделения называли общими отделами или канцеляриями);
- наличие в структурных подразделениях предприятия лиц, ответственных за управление документами, относящихся к деятельности конкретного подразделения;
- наличие на предприятии локальной нормативной документации, регламентирующей содержание и формы управления документами;
- наличие подразделения или лица, ответственного за регламентацию доступа к документам и контролирующего такой регламент.
Изучение архивов стандартов предприятия показало, что на предприятии ООО «ТикоСтрой» отсутствует какая-либо документированная система управления документами и документооборотом. Единственный нормативный документ, который регламентирует в какой-то степени управление документами, это СТО 46-5428 Стандарт организации.
Инструкция по делопроизводству. Данный документ, по сути, не может быть стандартом предприятия, поскольку, даже в названии отражено, что это всего лишь «Инструкция по делопроизводству», которая в действительности по большей части не используется подразделениями предприятия. Кроме того, на предприятии отсутствуют какие-либо локальные нормативные документы, основанные на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами. Общие требования.
Таким образом, можно констатировать, что на предприятии отсутствует отлаженная и должным образом регламентированная система управления документами, отвечающая современным требованиям (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).
Для создания (проектирование и внедрение) современной и эффективной системы управления документами, в том числе и автоматизированной, необходимо выполнить следующие процедуры:
- ввести в организационную структуру предприятия подразделение по управлению документами;
- назначить в структурных подразделениях должностных лиц, ответственных за управление документами на уровне структурной единицы;
- разработать и ввести в действие локальные нормативные документы, регламентирующие управление документами (стандарты предприятия, положения, инструкции и т.п.);
- установить регламент и уровни доступа к документам предприятия и порядок контроля этого регламента.
Для реализации процедур 3 и 4 в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 на предприятии необходимо разработать:
- Политику управления документами и ответственность;
- Требования к управлению документами.
На основании разработанных и утвержденных документов о политике и требованиях к управлению документами осуществляется проектирование и внедрение системы управления документами.
Стратегия внедрения системы управления документами (СУД) может включать в себя:
- проектирование СУД;
- документирование процессов функционирования СУД;
- подготовку сотрудников, работающих с документами;
- установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;
- определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия существующим нормативам);
- классификация уровней доступа к документации.
Стратегия управления документами должна быть документально оформлена как один из разделов, например, планово-финансовой документации предприятия.
После создания и внедрения устойчиво работающей СУД можно переходить к автоматизации управления документами, то есть к внедрению системы электронного управления документами и документооборотом (СЭД).
Выбор конкретной СЭД будет определяться разработанной и используемой на предприятии «бумажной» системой управления документами, а также финансовыми возможностями предприятия.
